NOWE ZASADY STOSOWANIA PRZEPISÓW KANCELARYJNYCH I ARCHIWALNYCH WPROWADZONE W PRZEPISACH ZNOWELIZOWANEJ USTAWY O NARODOWYM ZASOBIE ARCHIWALNYM I ARCHIWACH – ZAPOWIEDŹ ZMIAN W INSTYTUCJACH KANCELARYJNYCH

CEL SZKOLENIA

Bezpośrednią korzyścią z prezentowanego szkolenia jest nabycie aktualnej wiedzy na temat zmian w zarządzaniu dokumentacją powstającą w urzędzie i napływającej do urzędu, prawidłowego i sprawnego procesu archiwizowania dokumentacji z uwzględnieniem obu systemów czyli tradycyjnego oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją.

RAMOWY PROGRAM SZKOLENIA

1. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją:
  • znowelizowana Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983r.;
  • rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;
  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18.01.201r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140).
2. Zmiany proponowane w przepisach ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach: 
  • określenie terminu realizacji obowiązku przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych; 
  • ustalenie zasady brakowania dokumentacji wyłącznie na podstawie zgody dyrektora archiwum państwowego;
  • określenie zasad postępowania z dokumentacją w związku z ustaniem działalności podmiotu publicznego;
  • zmiany w sposobie postępowania z dokumentacją w podmiotach publicznych, w szczególności w ich aktach wewnętrznych;
  • uporządkowanie podstaw prawnych do wydania aktów wewnętrznych oraz upoważnienie dla jednostek samorządu terytorialnego do wprowadzenia jednolitej instrukcji kancelaryjnej również w jednostkach podległych i nadzorowanych;
  • uporządkowanie ww. zagadnień zarządzania dokumentacją i wprowadzenie nowych regulacji, pozwalających organom samorządu terytorialnego na sprawniejsze regulowanie sposobu zarządzania dokumentacją w jednostkach podległych i nadzorowanych;
  • wprowadzenie definicji ustawowej „dokumentacji niearchiwalnej";
  • wprowadzenie nowych zasad tzw. „zgody" na brakowanie dokumentacji, zniesienie podziału na zgodę generalną i jednorazową.
3. Rodzaje dokumentacji współczesnej: 
  • w zależności od znaczenia;
  • pod względem formy zapisu;
  • pod względem przeznaczenia.
4. Obowiązki aktotwórców wynikające z przepisów prawa.
5. Postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub przekształcenia jednostki organizacyjnej – nowe zasady, a w nich między innymi:
  • zasada niezwłocznego przekazania przez organy i jednostki organizacyjne, których działalność ustała, materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz do przekazania dokumentacji organowi lub jednostce przejmującym zadania i kompetencje podmiotu, którego działalność ustaje (ust.1a);
  • zobligowanie następcy prawnego do stosowania tych samych zasady, względem dokumentacji przekazywanej, które stosował podmiot publiczny;
  • wprowadzenie zasady przekazania dokumentacji archiwalnej do archiwum przez następcę prawnego w razie niewywiązania się z obowiązku przez jednostkę likwidowaną  
  • sposób postępowania z dokumentacją niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął, a którą pozostawił po sobie podmiot, którego działalność ustała;
  • kompleksowa regulacja dotycząca zasad pozostawiania materiałów archiwalnych we władaniu następców prawnych, jeżeli są im potrzebne w dalszej działalności;
  • nową normę, w zakresie postępowania z dokumentacją podmiotów, których działalność ustaje. Polegająca na tym, iż jeżeli nie wydzielono z ww. dokumentacji materiałów archiwalnych, to całość tej dokumentacji traktuje się tak, jakby to były materiały archiwalne;
  • wprowadzono zasadę ponoszenia kosztów związanych z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwów państwowych przez podmiot przekazujący (art.5, ust.1c).
6. Wprowadzenie nowych rozwiązań w zarządzaniu dokumentacją, tj. systemów teleinformatycznych.
7. Upoważnienie dla organów i kierowników jednostek, do określenia, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, instrukcji kancelaryjnej, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania odpowiednio archiwum zakładowego, składnicy akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt i w razie takiej potrzeby kwalifikatora dokumentacji, zwanych dalej „przepisami kancelaryjno-archiwalnymi".
8. Zmiany w zakresie postępowania z dokumentacją powstającą w komórkach wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa.
9. Zmiany w zakresie sprawowania nadzoru nad dokumentacją i nad zarządzaniem dokumentacja.

 

ADRESACI SZKOLENIA

Szkolenie adresowane jest do wszystkich pracowników szeroko rozumianej administracji, pracowników archiwów, administratorów danych, kierowników i pracowników merytorycznych.

METODYKA SZKOLENIA

Szkolenie jest prowadzone w sposób umożliwiający najbardziej efektywne zdobywanie wiedzy i umiejętności:

  • wykład;
  • casusy;
  • prezentacja;
  • miejsce na dyskusję.